XML memungkinkan kita untuk mengumpulkan informasi dan menggunakannya kembali dalam berbagai cara. Data XML tidak hanya dibatasi pada satu format aplikasi. Kita dapat mendesain suatu dokumen XML yang mana kita bisa mengumpulkan data secara online dan menggunakannya dalam dokumen yang berbeda, database, dan spreadsheet.
Sebagai contoh, jika perusahaan mengumpulkan informasi-informasi penjualan terhadap suatu produk dengan menggunakan dokumen XML yang terisi data. Data XML yang sama bisa digunakan untuk membuat arsip pembelian, laporan pengawasan, dan juga grafik penjualan.
Pembuatan informasi secara portabel memerlukan perencanaan dan juga desain sebelum informasi dikumpulkan.
Beberapa hal yang harus kita ingat mengenai kegunaan XML adalah sebagai berikut :
1. XML dapat memisahkan data dari tag HTML
Data yang ditampilkan oleh HTML disimpan jadi satu dengan file HTML. Dengan XML, data dapat dipisah dari file HTML dan bisa disimpan pada file XML tersendiri. Dengan demikian kita dapat berfokus pada HTML untuk menampilkan dan memformat data, dan XML yang akan berisi data tersebut.
2. XML digunakan untuk pertukaran data meskipun berbeda platform
Pada nyatanya dalam dunia komputer, sistem komputer dan database mengandung data yang tidak lengkap satu sama lainnya. Dengan demikian tidak mungkin terjadinya pertukaran data melalui internet jika terdapat perbedaan sistem operasi dan aplikasi database yang digunakan.
Dengan adanya harga XML mobile untuk pertukaran data, masalah perbedaan platform dan aplikasi tidak perlu diresahkan lagi. karena data yang disimpan pada XML dapat dibaca oleh berbagai macam platform dan aplikasi.
3. Data pada XML berupa teks
Karena data yang disimpan pada XML berbentuk teks, maka data tersebut akan sangat mudah dibaca oleh berbagai aplikasi. Dan data akan tetap valid walau dilakukan upgrade terhadap sistem operasi, server, aplikasi baru dan juga browser baru
4. RSS (Really Simple Syndication)
RSS adalah pengembangan dari XML. RSS digunakan untuk membuat standarisasi pada penggunaan tag XML sehingga pembuatan tag XML tidak lagi sebebas yang diinginkan. Alasannya karena, agar pada saat mengimpor data XML dari situs lain, kita tidak perlu mencari tahu apa nama tag XML yang digunakan.